Un bras droit
pour chaque tâche
Qu’est-ce qu’Office Automator ?
Le logiciel Office Automator est un outil de gestion complet conçu exclusivement pour les revendeurs et les distributeurs de mobilier de bureau. Automator déploie ses tentacules intelligemment afin de vous libérer d’une multitude de tâches complexes et coûteuses.
Le seul produit de sa catégorie qui intègre toutes les étapes de votre processus d’affaires.
- Import | Export des fichiers .SIF
- Catalogues électroniques de tous les manufacturiers | Soumissions 100% paramétrable!
- Tableau de bord configurable.
- Intégration avec le système de commande d’ARTOPEX
- Gestion des matrices de commissions
- Calendriers et cédules d’installation
- Gestion centralisée de toute la documentation.
- Facturation, passerelle vers votre système comptable
Un bras droit pour chaque tâche
Du début à la fin de vos projets, Office Automator simplifie chacune de vos tâches :
Premier contact
C’est la première impression qui compte : démontrez votre professionnalisme et votre efficacité.
- Automator vous permet d’établir à l’avance vos modèles de présentation. Votre équipe est donc en mesure de produire un document d’apparence professionnelle en quelques minutes.
Évaluation
Dites adieu aux approximations! Prenez les commandes de vos projets dès le départ.
- Automator importe les données de DataOne et Giza et les intègres dans une proposition prête à être remise au client, vous épargnant un temps considérable.
- Chaque article y est inscrit tel qu’il apparaît dans le catalogue de vos fournisseurs, dans des sections clairement identifiées.
- Chaque information est sauvegardée automatiquement à partir d’une base de données relationnelle, vous assurant une présentation uniforme, sans dédoublement de données.
Offre de service
Envoyez vos représentants sur la route : on s’occupe de la paperasse.
- Automator permet aux représentants de produire leurs devis en quelques minutes. Un numéro de projet est assigné à chacun.
- Vous pouvez produire rapidement autant de versions révisées que nécessaire. Chaque révision est identifiée et gardée en mémoire.
- La base de données relationnelle permet à plusieurs usagers d’utiliser Automator simultanément. Vous pouvez cependant restreindre l’accès de tout employé à n’importe laquelle des fonctionnalités, conformément aux politiques de votre entreprise.
- Les factures et listes d’empaquetage sont générées à partir du système central.
- Plus besoin de faire du copier-coller à partir d’un document maître, les données sont converties automatiquement. Fini les erreurs et le temps perdu!
Commande
Dans le feu de l’action, chaque détail compte.
- La gestion des bons de commande est centralisée : vous pouvez générer 30 bons de commande en autant de secondes, d’un simple clic de souris.
- Envoyer vos bons de commande directement à vos fournisseurs de mobilier et recevoir les ACKNOW du fournisseur via le web dans Automator.
- Tous les formulaires gouvernementaux et formats de présentation dont vous avez besoin sont générés automatiquement.
- Les commissions sont calculées automatiquement selon la méthode appropriée pour chaque transaction.
- À sa création, chaque bon de commande est identifié de telle sorte que chaque article commandé est livré au bon endroit à tout coup.
- Avec Automator, le suivi des commandes est si simple que n’importe lequel de vos employés pourrait s’y retrouver en l’absence de votre acheteur.
Gestion des inventaires
Avec le nouveau Automator.NET®, vous pouvez maintenant faire la gestion complète de vos inventaires.
- Livraison multiples à différentes adresses tout en gardant le contrôle sur les items vendu.
- Les items en rupture de stock sont mis en alerte et recommander.
- Même la conception de retour en inventaire est prise en charge par le nouveau Automator.NET®!
Livraison
La bonne chaise au bon bureau au bon moment… et plus encore !
- Les rapports de livraison, incluant chaque date de livraison, sont tenus à jour en temps réel et peuvent être acheminés au client au besoin.
- Automator vous permet de générer une foule de rapports détaillés pour tous vos besoins de gestion de projets.
- Vous êtes en mesure de retrouver l’information pertinente au suivi de vos commandes, tout au long du processus.
- Automator récupère automatiquement l’information de votre offre de service finale pour assurer le respect de vos engagements dans les moindres détails.
Comptabilité
Améliorez l’efficacité de votre comptabilité sans changer votre système comptable !
- Office Automator s’arrime automatiquement à la plupart des logiciels comptables courants.
- Les données entrées dans Automator peuvent être automatiquement transmises à votre système comptable*, ce qui épargne à votre équipe comptable de nombreuses heures d’entrée de données.
- Vous pouvez aussi choisir d’utiliser Automator comme outil de double vérification.
*Si Automator est arrimé à votre logiciel comptable.
Finalisation et suivi
La fin d’un projet réussi, c’est le début d’une relation à long terme…
- L’assistant note de crédit d’Automator permet à vos représentants de créer des notes de crédit en un clin d’œil.
- Automator s’arrime à Microsoft Outlook et Exchange, pour vous permettre de faire un suivi documenté auprès de votre clientèle et de vos fournisseurs, sans dédoublement de données.
- Afin de protéger vos données, chaque usager est pourvu d’une autorisation d’accès limité selon son niveau de sécurité, conformément aux politiques de votre entreprise.
- Les commissions sont ajustées automatiquement en fonction des variations au projet
Une solution clé en main pour des résultats optimaux
Tirez le maximum de votre investissement dès le premier jour grâce à la gamme complète de services professionnels de Rocksoft :
- évaluation et analyse de vos besoins spécifiques
- Modification et ou ajout de vos besoins sur mesure
- Formation de vos employés sur les lieux de travail
- Assistance technique via notre passerelle à distance
Configuration requise
Serveur
- Microsoft Windows Server 2016 R2 ou plus récent.
- Processeur(s) Intel Xeon multicœurs.
- Mémoire RAM requise variable en fonction du nombre d’utilisateurs.
- Disques durs rapides (SSD ou SCSI 10K) de 200 GB.
- Services Bureau à distance (Remote Desktop Services/Terminal Services) : recommandé pour accéder à Automator de partout dans le monde.
- Serveur Microsoft Exchange et Microsoft Office : recommandé pour synchroniser aisément les courriels envoyés par Automator.
Postes de travail (mode Bureau à distance)
- Microsoft Windows 10 ou 11.
- Mémoire minimum 6 Go de RAM.
Postes de travail (mode Client/serveur)
- Microsoft Windows 10 ou 11.
- Processeur Intel i3 ou mieux.
- Mémoire minimum 10 Go de RAM.
- Disque dur rapide (SSD) avec 10 Go d’espace libre.
- Microsoft Office : recommandé pour synchroniser aisément les courriels envoyés par Automator.
*Aussi disponible en version CLOUD (Nuage)
Modules Automator
Augmenter la puissance de votre solution avec nos modules complémentaires qui amêne Automator à un autre niveau.
